Сметная документация формируется на разных стадиях проектирования, и каждая из них предъявляет свои требования к составу и детализации расчётов. При проверке важно учитывать, на каком этапе находится проект: от этого зависят как допустимые допущения, так и глубина экспертной оценки. Ошибки при проверке часто связаны с игнорированием этой зависимости.
На самых ранних этапах — технико-экономическое обоснование (ТЭО), концепция, эскизный проект — используются укрупнённые показатели и укрупнённые нормативы. Проверка здесь направлена в первую очередь на соотношение стоимости и предполагаемого функционала объекта.
На этой стадии составляется сводный сметный расчёт, включающий в себя укрупнённые данные по основным разделам проекта. Проверка здесь требует сопоставления расчётов с проектной документацией, чертежами и ведомостями.
На этой стадии составляются локальные сметы, объектные и ресурсные расчёты. Проверка выполняется построчно, с анализом каждого вида работ, материалов, оборудования.
После внесения изменений в проект, например, по результатам экспертизы, экономии или пересмотра условий, сметы подлежат частичной переработке. Проверка здесь должна учитывать актуальность применяемых норм и наличие пересчётов по изменённым позициям.
На одном из проектов в г. Якутске проверялась смета по объекту капитального строительства — производственное здание с инженерными сетями. На стадии "Проект" был выявлен укрупнённый расчёт, не учитывающий сложные климатические условия региона, из-за чего фактическая стоимость оказалась выше расчётной. После доработки в стадии "Рабочая документация" и повторной проверки были скорректированы коэффициенты и добавлены зимние надбавки, что позволило избежать перерасхода на этапе исполнения контракта.